Voilà des informations générales pour les personnes intéressées à être exposants lors du Congrès MISSION-net 2009

 

INSCRIPTION POUR EXPOSANTS

Nous allons vous écrire personnellement, cependant, vous aurez l’occasion de remplir plusieurs formulaires en ligne sous la section programme/exposition. Tout d’abord, le coordinateur de votre stand doit remplir le formulaire "Ex-Stand" donnant ses coordonnées de contacts et l’information sur vos besoins précis. Deuxièmement, nous demandons que tous les exposants qui auront un stand remplissent le formulaire d’inscription des exposants et paient le billet de participation à la conférence. Ceci est obligatoire sinon nous ne pouvons pas enregistrer les individus et leur fournir leur badge, leur dossier de bienvenue, ainsi que l’accès au site.

 

Merci de nous renvoyer ces formulaires par la poste ou par e-mail avant le 31 janvier, 2009.

 

COMMENT S’INSCRIRE ET PAYER

Remplissez le formulaire d’inscription et renvoyez-le-nous. Merci de bien indiquer sur le formulaire exactement ce qui doit être facturé. Les factures et paiements s’effectueront au travers de votre organisation. Nous n'envoyons pas de facture aux particuliers.

 

PRIX DES STANDS (emplacement I)

4x3mètres: 450 Euros

4x3mètres (2 tables, 3 chaises): 550 Euros

8x4 mètres: 1250 Euros

8x4 mètres (3 tables, 5 chaises): 1450 Euros

PRIX DES STANDS (emplacement II)

4x3mètres: 300 Euros

4x3mètres (2 tables, 3 chaises): 400 Euros

8x4 mètres: 800 Euros

8x4 mètres (3 tables, 5 chaises): 900 Euros

Des Stands plus grands seront facturés à 40 Euros par m² à l'emplacement I et 20 Euros par m² à l'emplacement II.

Les stands plus en vue, en blocs ou d'angles auront à payer un surplus de 100 Euros (4x3) 200 Euros (8x4)

 

Nous allons pourvoir des séparations qui délimiteront clairement l’espace de votre exposition. Merci de ne pas marquer ni insérer de clous ou de vis dans les panneaux. Tous les stands auront droit à une prise de 220 Volts, cependant, merci d’indiquer si vous avez besoin de plus de puissance électrique. Merci de nous contacter si vous avez des besoins particuliers.

 

L’attribution des Stands se fera sur le principe des "premiers arrivés, premiers servis" et nous ne faisons aucune réduction sur les frais d’inscription pour chaque exposant présent.

 

ANNULATIONS

Les annulations et les changements aux données d’inscription doivent être envoyés par courrier e-mail à exhibition@mission-net.org.

 

LOGEMENT

Le logement en dortoir est compris dans le "Passe-exposant". Amenez avec vous matelas pneumatiques et sacs de couchage.

 

LOGEMENT A L’HOTEL

Pour des informations concernant  la réservation de chambres d’hôtel veuillez contacter le Bureau touristique à Oldenburg: www.oldenburg-tourist.de/fr/. Mentionnez bien que vous désirez une chambre pour le congrès MISSION-net. Le Bureau de Tourisme s’occupera et confirmera vos réservations. Malheureusement, nous ne pouvons prendre aucune responsabilité pour les réservations de chambres d’hôtels. Toute annulation de réservations en hôtel doit être communiquée par e-mail, par fax ou par poste au bureau touristique et non pas au congrès MISSION-net. La gestion des frais d’annulation pour des réservation d’hôtels annulées seront applicables et se chiffreront à environs 80%  du prix total pour le logement. N’hésitez pas à nous contacter si vous le désirez, car nous avons négocié des prix spéciaux avec certains hôtels et nous serions heureux de vous transmettre cette information.  

 

LES PASSES D’ENTRÉE

Toute personne se rendant sur le site du Congrès doit être munie d’un passe d'entrée. Cela inclut toute personne servant sur votre stand. Ces passes devront être portés tout le temps sinon la sécurité vous questionnera pour savoir si vous êtes un délégué ou pas. Nous devons faire payer 10 Euros pour tout passe perdu. Vous recevrez vos passes d’entrée à votre arrivée, pour autant que votre compte ait totalement été payé.

 

LES ENFANTS

Les règles concernant les enfants en dessous de 16 ans sont les suivantes :

 

Un passe d’entrée pour enfants doit être acheté au prix comptant et à l’avance.

Les enfants doivent être accompagnés par un adulte TOUT LE TEMPS.

Les enfants ne sont PAS autorisés à entrer dans les espaces DORTOIRES.

MISSION-net ne peut pas être responsable pour les enfants

 

Merci de tenir compte qu’il n’y a pas de programme pour les enfants pendant tout le Congrès !

 

JEUNES GENS ÂGÉS DE 16-18 ANS

Si vous aurez avec vous des jeunes gens âgés entre 16 et 18 ans comme personnel sur votre stand, nous vous demandons une autorisation signée des parents ou des tuteurs. Ceci afin de nous prémunir d’un consentement suffisant en cas d’urgence médicale.